名刺の上手な使い方

名刺の起源はどの国でしょうか。また、どの時代から名刺が使われるようになったのでしょうか。

名刺の起源と言われているのは中国です。唐の時代である７～１０世紀には、既に名刺が使われていた事が書物に残されています。当時は、訪ねた相手が不在だった場合、木や竹でできた札に自分の名前を記して、訪ねた事を相手に知らせていました。この札が「刺」と呼ばれており、そこに名前を書くので名刺、となったようです。

ヨーロッパの国々の中で、最初に名刺が使われたとされている国はドイツです。１６世紀のドイツでも、中国と同じように、不在の時に訪ねた事を知らせる為に名刺が使われていたようです。その時に使われていた名刺は、自分の名前を書いたカードだったようです。その後名刺は１８世紀になると、社交界で欠かせないアイテムとなりました。

名刺の情報に加えて、メモを取る事により、さらに名刺が仕事に置いて役に立つ情報源となるでしょう。

複数人の方と名刺交換をして、打ち合わせをした場合、結局誰の名前と顔も覚える事ができなかった、という事があります。それを防ぐ為に、メモが重要となります。相手の座った順に名刺をテーブルに並べるのは勿論ですが、それに加えて相手を印象づけるようなコメントを少しメモするだけでも、記憶に残りやすくなるでしょう。

打ち合わせ中に、メモを残す事が出来なかった場合は、帰り道の電車の中や車の中といった移動中に、名刺を見ながらコメントをまとめてメモしておくと良いでしょう。ノートなどに書く事も良いですが、ノートパソコンを持っているならば、名刺のメモをデータ化して管理しやすいので、そちらにメモを残す方が後々便利になります。

せっかく頂いた名刺は、仕事でフル活用した方が得策と言えます。活用法をまとめてみました。

名刺を頂いた場合、その日のうち、もしくは翌日にでも、連絡を取るのがベストです。連絡と言っても、会った時のお礼を告げる程度で構いません。手紙、メール、方法は様々ですが、その連絡が、次の仕事に繋がったり、その後の打ち合わせをよりスムーズに行わせる事となります。こうして相手の記憶にも残るよう努力をしましょう。

名刺を受け取った際、メモを残しておくと良い事を先に述べましたが、名刺を受け取った時には自分にあまり関係のない仕事をしていた方でも、数ヵ月後、数年後の仕事に役立つ方と縁が出来ているかもしれません。その時に、メモが役立ちます。相手も異動しているかもしれませんが、あの時にお会いしました、といって連絡が取りやすくなります。

数多く受け取る名刺ですが、どのようにして整理を行っていくと、活用しやすいでしょうか。

名刺の一般的な整理方法として、会社別に整理を行うという方法が挙げられます。実際、この方法を活用して名刺を整理している方も多いのではないでしょうか。まず、会社の名前を五十音順に並べて、会社ごとに受け取った名刺をファイルなどに整理していきます。整理の際に気をつけたいのは、取引の多い会社はファイルを多めに用意しておく事です。

名刺ボックスという名刺を収納する箱に、名刺を整理する方法もあります。こちらも会社名を五十音別に並べて整理が行えます。ファイルよりも大容量で、出し入れが簡単という利点があります。しかし、引っくりかえしてしまったりすると元に戻すのが非常に大変です。ファイルと名刺ボックスの両方を活用すると、さらに名刺整理がはかどるでしょう。

名刺整理の高度なテクニックをご紹介します。これを行えば名刺管理のプロと言えるでしょう。

複数人と名刺の交換を行った場合、仕事が終わったらその足でコンビニへ行き、名刺を並べてコピーを取りましょう。そしてそのコピーされた名刺の横に、仕事での話やコメントなどを書き込むと、名刺と相手の情報を一度に整理する事が可能です。そして、そのコピーした用紙を仕事の情報の入ったファイルの一番上に入れておくと、仕事ともリンクできます。

名刺スキャナーという物をご存知でしょうか。名刺をスキャンする事により、データ化する道具です。名刺スキャナーとノートパソコンがあれば、スキャンした名刺データをメールに添付して、会社のパソコンに出先からでもすぐに転送する事ができます。名刺の整理にかかる時間も短くすみますし、会社に戻ってからそのデータを整理する事ができます。